ツール

メール送信エクセルツール「WoEmail」の使い方をご紹介

WoEmailは、Word、Outlook、Excelを使用してメールの自動作成およびメールの一斉送信を行います。当ツールは、メールの本文をWordで作成します。シンプルなメールからデザイン性の高いメールまで、それぞれの用途に応じたメールを作成することができます。ここでは、WoEmailの使い方を説明していきます。

Step

手順と留意事項

手順

はじめに、Wordでメール本文の文章、レイアウト、デザインなどを作成します。Outlookを起動した後、WoEmailツールを起動してメールの作成および送信を行います。

留意事項

以下の内容につきまして、当ツールを使用する際にご留意ください。なお、システムエラーが発生した場合は、トラブルシューティングをご覧ください。

  • 他のエクセルファイルやワードファイルが開いている状態やメール本文となるワード文書を編集し、開いたままでメールの作成を行うと、システムエラーが発生する場合があります。当ツールでメールの作成や送信を行う前に、他のエクセルファイルやワード文書が開いていないことをご確認ください。
  • 処理を実行している最中に、他の作業をしてしまうと、正しく処理が行われなくなります。処理が完了するまで、他の作業はせずにそのままお待ちください。

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1. ツールを起動

ファイルを開く

はじめてファイルを開くと、以下のようなメッセージが表示されます。[コンテンツの有効化]をクリックすると、次回以降は表示されません。

メニュー画面

ツールを起動すると、最初にメニュー画面が表示されます。

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2. シングルメールの作成

シングルメール作成では、TO、CC、BCCに最大100件の宛先を指定することができます。メールの本文にワード文書が取り込まれ、1件のメールを作成してOutlookの下書きフォルダに保存されます。

① メニュー画面より[シングルメール作成]をクリックします。

② シングルメール作成シートが表示されます。編集アイコンをクリックします。

③ 以下のシートにて、メールの設定項目を入力します。

アカウント メール差出のアカウントを指定します。通常使用しているメールアカウントよりメールを送信する場合は「デフォルト」を選択します。任意のメールアカウントを指定する場合は「任意指定」を選択し、右側のボックスにメールアカウント名を入力します。
下書き
フォルダ
アカウントで「任意指定」を選択した場合は、指定されたメールアカウントの下書きフォルダ名を入力します。
件名 メールの件名を入力します。
本文 メールの本文となるWord文書ファイルのパスを入力します。フォルダのアイコンをクリックして、ファイル選択ダイアログボックスを表示し、該当するファイルを選択することも可能です。
添付ファイル 添付ファイルのパスを入力します。最大5つのファイルを添付することが可能です。フォルダのアイコンをクリックして、ファイル選択ダイアログボックスを表示し、該当するファイルを選択することも可能です。

④ [戻る]ボタンをクリックします。

⑤ TO、CC、BCCに宛先を入力します。最大100件の宛先を入力することが可能です。

⑥ [メール作成]ボタンをクリックします。

⑦ メールが作成され、Outlookの下書きフォルダに保存されます。処理が完了すると、完了メッセージが表示されます。

作成されたメール

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3. One to Oneメールの作成

One to Oneメール作成では、メールの本文に受信者の氏名やテキストメッセージ(2つ)を差し込むことができます。メールの本文にワード文書が取り込まれ、最大100件のメールを作成してOutlookの下書きフォルダに保存されます。

① メニュー画面より[One to Oneメール作成]をクリックします。

② One to Oneメール作成シートが表示されます。編集アイコンをクリックします。

③ メールの設定項目を入力します。
入力の方法は「シングルメールの作成 ③」を参照してください。

④ 設定項目の入力が完了したら、[戻る]ボタンをクリックします。

⑤ 宛先を入力します。差し込みを行う場合は、氏名、テキスト1、テキスト2の項目欄に文字を入力します。

⑥ [メール作成]ボタンをクリックします。

⑦ メールが作成され、Outlookの下書きフォルダに保存されます。処理が完了すると、完了のメッセージが表示されます。

メールの本文に差し込みを行うには?

ワード文書を開き、差し込みを挿入する位置に半角の小文字で以下に表示した文字を入力します。半角/全角、大文字/小文字は区別されます。

氏名に入力したデータを挿入 <name>
テキスト1に入力したデータを挿入 <text1>
テキスト2に入力したデータを挿入 <text2>

指定された位置に、One to Oneメール作成シートの「氏名」、「テキスト1」、「テキスト2」の項目欄に入力された文字列が挿入されます。

作成されたメール

所要時間について

メール作成にかかる時間は、PCのスペックとワード文書のファイルサイズにより異なります。以下のシステム環境で100件のOne to One メールを作成した場合、作成にかかる時間は約2分(1分50秒)です。

プロセッサ Intel Core i5
メモリ 8GB
ワード文書ファイル 139KB

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4. メール一斉送信

Outlookの下書きフォルダに保存されたメールを一斉に送信します。一度に、最大100件のメールを送信することができます。

① メニュー画面より[メール一斉送信]をクリックします。

② [メール一斉送信]ダイアログボックスが表示されます。

③ メールアカウントを選択します。
通常使用しているメールアカウントの場合は「デフォルト」を選択し、任意のメールアカウントを指定する場合は「任意指定」を選択し、右側のテキストボックスにメールアカウント名を入力します。

④ 任意のメールアカウントを指定した場合、そのアカウントの下書きフォルダ名を入力します。

⑤ [メール送信]ボタンをクリックします。

⑥ 送信処理が完了すると、完了のメッセージが表示されます。

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5. メール作成履歴

作成されたメールの情報が記録されます。Excelのフィルター機能を使用すると、特定のデータを抽出することができます。例えば、ある顧客のメールアドレスを検索条件とし、抽出された結果より、その顧客にメールを送信したかどうかを確認するといった使い方ができます。

① メニュー画面より[作成履歴]をクリックします。

② [作成履歴]シートが表示されます。

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6. トラブルシューティング

メール作成ボタンをクリックした後、「問題が発生しました」といったメッセージやその他のシステムエラーメッセージが表示され、メール作成処理が正しく行われないといった現象が発生する場合があります。

どのような時にシステムエラーが起きるのか

  • Windowsを起動して間もなくメール作成処理を行ったとき
  • Outlookや当ツールを起動して間もなくメール作成処理を行ったとき
  • Wordでメール本文の文書を保存してファイルを閉じた後に、すぐにメール作成処理を行ったとき

対応方法

数分経った後に再度メール作成処理を行うと、問題なく処理が実行されます。システムエラーメッセージが何度も表示される場合は、当ツールとOutlookを一度閉じる、またはPCを再起動してから処理を行なってください。

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