WORD

【ワードの差し込み印刷】 エクセルデータを活用して文書を一括印刷

複数の会員宛てに、それぞれの氏名や住所が記入された文書を印刷して送付する場合、ワードの差し込み印刷という機能を使うと、文書を一括印刷することができます。エクセルで会員情報を管理し、氏名や住所などのデータをワード文書の指定した位置に差し込んで印刷を行います。これが「差し込み印刷」という機能です。

エクセルファイル「会員名簿リスト.xlsx」のデータを使用して、ワード文書に差し込み印刷を設定する方法を説明します。基本的な手順は、以下のとおりです。

Step1

手順1 : 差し込み印刷の開始

ひな形の文書の種類を指定します。

① ひな形となる文書を開き、[差し込み文書]タブを選択します。

② [差し込み印刷の開始]グループの[差し込み印刷の開始]をクリックし、表示された一覧より[レター]を選択します。

Step2

手順2 : 宛先の選択

「会員名簿リスト.xlsx」の「Sheet1」シートを宛先リストとして設定します。

① [差し込み印刷の開始]グループの[宛先の選択]をクリックし、表示された一覧より[既存のリストを使用]を選択します。

② [データファイルの選択]ダイアログボックスが表示されます。該当するファイル「会員名簿リスト.xlsx」を選択し、[開く]をクリックします。

③ [データファイル形式の確認]ダイアログボックスが表示されます。「OLE DBデータベースファイル」が選択されていることを確認し、[OK]をクリックします。

④ [テーブルの選択]ダイアログボックスが表示されます。「Sheet1」を選択し、[先頭行をタイトル行として使用する]をチェックし[OK]をクリックします。

Step3

手順3 : 差し込みフィールドの挿入

会員番号、氏名、住所、タイプ、申込日の差し込みフィールドを文書に挿入します。

①「会員No:」の後ろにカーソルを移動します。

② [文章入力とフィールドの挿入]グループの[差し込みフィールドの挿入]の下向き矢印をクリックし、[会員番号]を選択します。「<<会員番号>>」が入力されます。

③ 同様に氏名、住所、タイプ、申込日の差し込みフィールドを挿入します。

Step4

手順4 : 結果のプレビュー

差し込みフィールドにデータを差し込んで表示します。

① [結果のプレビュー]グループの[結果のプレビュー]をクリックします。

② 文書に1件目の会員情報が表示されます。

③ [次のレコード]ボタンをクリックすると、2件目の会員情報が表示されます。

Step5

手順5 : 印刷の実行

データを差し込んで文書を印刷します。

① [完了]グループの[完了と差し込み]をクリックし、[文書の印刷]をクリックします。

② [プリンターに差し込み]ダイアログボックスが表示されます。レコードの印刷で該当ものを選択し、[OK]をクリックします。

③ [印刷] ダイアログボックスが表示されます。[OK]をクリックします。

このような手順で差し込み印刷を行うことができます。
差し込み印刷が設定された文書を開いたとき、次のようなメッセージが表示されます。 [はい]をクリックし、差し込み印刷機能が使えるようにします。[いいえ]をクリックすると、文書にデータは挿入されません。

Tip

特定のデータを抽出して印刷する方法

住所が東京都の会員、タイプが「A」の会員などというように、条件を指定して特定のデータを抽出して印刷することができます。ここでは、住所が東京都の会員を抽出して印刷する方法を説明します。

① [差し込み文書]タブを選択し、[差し込み印刷の開始]グループの[アドレス帳の編集]をクリックします。

② [差し込み印刷の宛先]ダイアログボックスが表示されます。アドレス帳の絞り込みより[フィルター]をクリックします。

③ [フィルターと並べ替え]ダイアログボックスが表示されます。フィールドに「住所」、条件に「が値を含む」を指定し、比較対象に「東京都」と入力し、[OK]をクリックします。

④ 住所が東京都の会員データが抽出されていることを確認し、[OK]をクリックします。

⑤ [差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]グループの[結果のプレビュー]をクリックし、抽出されたデータが表示されていることを確認します。

データの抽出を解除するには、[フィルターと並べ替え]ダイアログボックスの[すべてクリア]をクリックします。

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